Secrétaire Administratif(ve) H/F à l’IFSI/IFAS

Le GHPP recherche un(e) secrétaire administratif(ve) polyvalent(e) pour l’Institut de Formation en Soins Infirmiers et de Formation Aides-Soignants du Groupement Hospitalier Portes de Provence de Montélimar sur un remplacement à temps plein du 1er Janvier au 15 Mars 2025.

MISSIONS PRINCIPALES

·       Participer à l’organisation administrative générale de l’institut de formation.

·       Assurer le secrétariat de toutes les activités de l’IFSI-IFAS ainsi que le secrétariat de la Direction de l’institut.

·       Participer à la gestion administrative des formations initiales et continues, de la scolarité des apprenants

·       Collaborer au suivi financier des promotions d’étudiants infirmiers et élèves aides-soignants.

·       Participer au suivi et au développement des aspects techniques et technologiques de la structure de formation.

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES

Activités administratives :

•      Assurer la Réception, le traitement, l’orientation des appels et/ou des messages électroniques de l’institut.

•      Assurer la frappe des courriers, comptes-rendus, procédures, conventions et tout autre document indispensables à l’organisation de l’institut.

•      Garantir l’envoi et la réception des courriers et des mails et leurs transmissions aux personnes concernées.

•      Participer à l’organisation administrative et logistique des épreuves de sélection d’entrée en formation paramédicale, des pré-rentrées et des rentrées scolaires des apprenants et des diplomations des étudiants et élèves de fin d’année.

·      Participer à la relation avec les tutelles (Conseil Régional, DREETS, ARS, La Direccte GH Portes de Provence) et les partenaires (Pôle Emploi, OPCO, Université, employeurs…) dans l’optimisation et l’efficience de la gestion administrative et financière des apprenants.

·      Gestion administrative des instances liées à la gouvernance de l’institut

·      Assurer la gestion administrative de la scolarité (formation théoriques et cliniques) des élèves, étudiants : Garantir la complétude du dossier de l’apprenant, la traçabilité administrative, le suivi et la mise à jour du dossier …),

•      Collaborer à l’archivage matériel et numérique des documents et des organisations.

•     Gestion administrative des intervenants/jury en collaboration avec la direction et les services supports,

•     Gestion administrative des formations hors périmètre et des dossiers des stagiaires

•     Suivi des aides individuelles (bourse, FSS),

•     Recueil de données et saisie d’indicateurs sur tableau de bord

•     Courrier des sorties de stage

•     Co saisie du masque de saisie de la DREETS (identités et notes) en lien avec la direction (saisie des tableaux et envoi des pièces justificatives),

•     Saisie du module « apprenants » de SOLSTISS sous le contrôle de la direction

•     Gestion de l’assiduité mensuelle des étudiants et élèves, (logiciel, Kairos, transition pro, employeurs),

•     Participer à la bonne tenue des locaux en collaboration avec les équipes pédagogiques, logistiques et la direction

•     Participer à la démarche qualité de l’Institut

Activités liées au service des usagers (gestion et fonctionnement de la structure) :

•      Accueillir, informer et orienter le public.

•      Participer, en collaboration avec l’Agent Multimédia, à la mise à jour les informations figurant sur le site internet de l’Institut.

•      Etre disponible auprès des apprenants afin de répondre, dans la mesure de ses compétences, à leurs demandes et à leurs besoins,